JURNAL
JUDUL : PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LAYANAN
JASA TEKNOLOGI DAN KERJASAMA DI LEMBAGA DEF
EDISI/TAHUN : 2010.
PENULIS : Alfian Destha Joanda, Yusuf Priyandari. dan Roni
Zakaria
REVEIWER : Halimul Aula (1C114797).
Abstract
Layanan jasa seksi ABC
information system is a system used by ABC lembaga DEF staff for process of
saving and processing data of customer and customer’s product. This system
facilitated by lembaga DEF to support making a document for testing. Previously
seksi ABC lembaga DEF staff still use Microsoft Access and manual record.
Therefore seksi ABC lembaga DEF staff require a new information system that
quickly and efficiently so that improve customer services. In making this new
information system the author uses Microsoft Visual Basic and MySql. The design
of information system using prototyping method and using the database design
with the concept of context diagram, Data flow Diagram (DFD), flowchart and
Entity Relationship Diagram (ERD). The new application system is based on
desktop applications and integration with SMS gateway.
Keywords: Informatic
Management Systems, Seksi ABC LEMBAGA DEF, prototyping, sms gateway
1. Latar Belakang
Perkembangan manajemen
di dalam suatu organisasi yang didukung oleh sistem informasi manajemen
berbasis komputer merupakan salah satu kebutuhan utama pada era globalisasi
[1]. Adapun berdasarkan surat edaran nomor 5 tahun 2013, seluruh instansi atau
organisasi pemerintah dihimbau menggunakan TIK sebagai pendukung dalam
melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi [2]. Hampir semua organisasi
pemerintahan saat ini membutuhan dukungan sistem informasi untuk membantu dalam
pengambilan keputusan, menyimpan dan memproses kebutuhan data.
Kebutuhan akan hal yang
sama juga dialami oleh manajemen dan keorganisasian di lingkungan lembaga DEF
khususnya seksi ABC. Seksi ABC lembaga DEF adalah unit yang bertanggung jawab
hubungan antara konsumen dengan pihak lembaga DEF atas permintaan layanan pengujian
dari konsumen di fasilitas lembaga DEF [3].
Berdasarkan observasi
yang dilakukan di lapangan, seksi ABC lembaga DEF sudah menggunakan sistem
informasi manajemen berbasis komputer sebagai alat untuk mendukung proses
bisnis pelayanan permintaan pengujian dari konsumen. Mulai dari membuat surat
penawaran harga pengujian, surat kontrak, 98 Journal of Information Systems,
Volume 10, Issue 2, October 2014
surat penunjukan pegiat
yang melakukan serangkaian pengujian dan surat permintaan pekerjaan. Namun seksi
ABC lembaga DEF menilai bahwa sistem informasi manajemen perlu dilakukan
pengembangan sistem informasi seiring dengan melonjaknya permintaan layanan
pengujian dari konsumen.
Permasalahan yang
dialami seksi ABC lembaga DEF adalah sistem informasi manajemen seksi ABC
lembaga DEF yang digunakan saat ini tidak dapat diakses oleh beberapa pengguna
sekaligus. Tentu saja hal tersebut dapat menyita banyak waktu dan tenaga pada
saat menginput data ke dalam database tersebut karena hanya satu pengguna.
Selain itu seksi ABC membutuhkan aplikasi yang memiliki tingkat keamanan
tinggi. Dokumen yang diolah oleh seksi ABC bersifat rahasia sehingga hanya
beberapa komputer saja yang boleh menggunakanya dan hanya digunakan di kantor
lembaga tersebut, tidak boleh dikerjakan di tempat lain. Melihat kendala
tersebut, lembaga DEF menyadari bahwa seksi ABC lembaga DEF membutuhkan sistem
informasi yang baru guna membantu pekerjaan seksi ABC lembaga DEF yang lebih
efisien dan cepat. Sehingga tidak timbul permasalahan baru kedepannya. Maka
dari itu lembaga DEF mengusulkan untuk dilakukan pengembangkan sistem informasi
manajemen di lingkungan lembaga DEF khususnya seksi ABC lembaga DEF dengan
menggunakan aplikasi berbasis desktop. Selain itu keunggulan aplikasi berbasis
desktop memiliki performance yang unggul karena disesuaikan dengan spesifikasi
hardware.
Berdasarkan latar
belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan suatu
permasalahan, yaitu “Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi manajemen
layanan seksi ABC, lembaga DEF ”. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian
ini, yaitu membuat sistem informasi manajemen yang baru untuk mengakomodir
layanan yang diberikan seksi ABC, lembaga DEF. Agar pembahasan lebih terarah,
penelitian dilakukan dengan pembatasan masalah yaitu tahap-tahap pengembangan
aplikasi yang dikaji terdiri dari tahap analisa, perancangan, pemrograman dan
evaluasi sedangkan tahap operasi dan pemeliharaan sistem tidak masuk kedalam
kajian.
2. Tinjauan Pustaka
Pada metode ini
menggunakan metode prototyping. Metode prototyping adalah pengembangan yang
cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui
proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi
dan ahli bisnis. Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk
mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu
diselesaikan oleh analis dengan memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke
dalam bentuk model (prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus
menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user.
Bahasa pemrograman
dalam perancangan sistem informasi ini menggunakan Microsoft Visual Basic.
Microsoft Visual Basic adalah aplikasi yang dijalankan dengan menggunakan
system operasi windows yang juga merupakan hasil karya dari perusahaan
Microsoft corporation [4].
Database yang digunakan
dalam perancangan sistem ini adalah MySQL. MySQL adalah sebuah program database
server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi
user, serta menggunakan perintah standar SQL [5]. Dengan berbagai keunggulan
yang dimiliki, membuat software database ini banyak digunakan oleh praktisi
untuk membangun suatu project. Kelebihan MySQL yaitu sintaksnya lebih mudah
dipahami dan tidak rumit, mendukung Open Database Connectivity (ODBC) untuk
sistem operasi Windows, dan dapat diintegrasikan dengan berbagai bahasa
pemprograman, seperti php dan Visual Basic [6]. MySQL merupakan software RDBMS
(atau server database) yang dapat mengelola database dengan sangat cepat, dapat
menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak user
(multi-user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau berbarengan
(multi-threaded)[7].
3. Metodologi
Penelitian
Metodologi penelitian
yang digunakan bersifat kualitatif deskriptif dengan metode pengembangan sistem
prototyping serta teknik pengambilan data melalui wawancara dan observasi.
Membuat sistem
informasi manajemen ABC lembaga DEF dilakukan melalui beberapa tahapan kerja
seperti yang dijelaskan di bagian berikut ini.
4. Pengumpulan data
Perancangan sistem
informasi layanan jasa teknologi lembaga DEF diawali dengan pengambilan
identifikasi sistem layanan seksi ABC. Identifikasi dilakukan dengan metode
wawancara dan observasi. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui apa saja yang
dibutuhkan dalam Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence 99
Pelanggan Jasa
Teknologi dan Kerjasama Pimpinan Laboratorium 1.0 Registerasi Pelanggan 2.0
Registerasi Alat 3.0 Penawaran 5.0 Hasil Pengujian 6.0 Laporan Data Pelanggan
Data Alat Data Pembayaran Data penerimaan/ penolakan pengujian Data Status
Pengujian Alat Formulir Registrasi Pelanggan Data Pelanggan Id Pelanggan Data
Alat Id Alat, jenis kalibrasi 4.0 Pembayaran Surat penerimaan/penolakan pesanan
pengujian Biaya Pelaksanaan/Operasional Status Pengujian Alat Bukti Pembayaran
Kontrak Pesanan Sertifikat Pengujian Alat Lampiran Sertifikat Pengujian Surat
Jalan Laporan Bulanan Laporan Pengirim Surat Penawaran Harga (Client Base
Service) Surat Permohonan Pelayanan Surat keputusan pegiat Service Order
Kontrak
perancangan sistem
informasi yang akan dirancang.
Mulai Pembuatan Program
Aplikasi Evaluasi/Testing Sesuai Kebutuhan? Analisis dan Intepretasi Hasil Perancangan
Kesimpulan dan Saran Selesai tidak Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data Tahap
Analisis dan Intepretasi HasilStudi Lapangan Studi Pustaka Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian Tahap Pendahuluan Tahap Kesimpulan dan Saran Penentuan
Metodologi Pengembangan Sistem Perancangan basis data/ Database Identifikasi
sistem layanan JTK Analisa kebutuhan sistem Perancangan Antarmuka/ Design
Interface
Gambar 1. Tahapan
Penelitian
Setelah mengetahui
semua masalah yang ada pada sistem layanan seksi ABC lembaga DEF selanjutya
dilakukan analisa untuk mengetahui kekurangan yang ada pada sistem layanan
seksi ABC. Dari analisa tersebut dicari alternatif solusi untuk menyelesaikan
masalah yang ada di seksi ABC lembaga DEF.
Perancangan Sistem
Peancangan sistem
informasi manajemen layanan ABC terdiri dari beberapa tahap yaitu
Pembuatan sistem
informasi manajemen layanan ABC DEF. Sedangkan perancangan sistem informasi
manajemen layanan ABC terdiri dari beberapa tahap yaitu diagram konteks,
hierarchy chart, diagram konteks DFD level 0, DFD level 1, dan DFD level 2
a. Diagram Konteks
Diagram konteks dari
usulan sistem informasi manajemen layanan JTK dapat dilihat pada gambar 4.10
berikut ini
Gambar 2. Diagram
Konteks 0 Sistem Informasi Layanan JTK Staff ABC Kepala ABC Pegiat Laporan
Bulanan Surat Penawaran Harga Kontrak Pesanan Pekerjaan Surat Penunjukan
Penangung Jawab Kegiatan (Pegiat) Surat Tanad Jalan Tabel Angket Layanan Jasa
Teknologi Surat Jalan Surat Tanda Terima Pelanggan Form Pesanan Pekerjaan
b. Hierarchy Chart
Model hierarki
menggambarkan semua proses yang terjadi pada sistem. Model ini terdiri dari
tiga level yaitu level 0, level 1 dan level 2.
0 Sistem Informasi
Layanan DEF 2 Permintaan Layanan Pengujian 3 Proses Negosiasi Harga 4 Proses
Pengelolaan Dokumen Layanan DEF 5 Laporan 1.2 Pengaturan Staff 3.1 Perhitungan/
Penawaran Harga 4.1 Penerimaan Benda Uji 3.2 Kontrak 4.2 Proses Dokumen
Pekerjaan Top Level Level 0 1.1 Pengaturan Kop Surat 1 Pengaturan Sistem 1.4
Pengelolaan Tarif Layanan 1.3 Pengeloaan Akun Pengguna 4.3 Penomoran Sertifikat
4.4 Penyerahan Benda Uji 4.2.1 Form Pesanan Pekerjaan 4.2.2 Form Penunjukan
Pegiat Level 1 Level 2
Gambar 3. Hierarchy
Chart Sistem Layanan ABC
c. Data Flow Diagram
Setelah membuat
Hierarchy Chart, langkah selanjutnya adalah membuat DFD level 0
Gambar 4. Data Flow
Diagram Level 0 Sistem Layanan ABC DEF 100 Journal of Information Systems,
Volume 10, Issue 2, October 2014
Dari DFD level 0
seperti yang digambarkan diatas, kemudian dibuat DFD level 1 untuk proses
pegaturan sistem. DFD level 1 untuk proses pengaturan sistem.
1.1 Pengaturan Format
Surat 1.2 Pengaturan Staff 1.3 Pengaturan Akun Pengguna 1.4 Pengelolaan Tarif
Layanan Kepala DEF Data Format Laporan Data Akun Pengguna Data Staff Data Tarif
Pengujian Data Format Dokumen Data Staff Data Akun Pengguna Data Tarif
Pengujian
Gambar 5. Data Flow
Diagram Level 1 Pengaturan Sistem
Selanjutnya DFD level 1
untuk proses negosiasi data.
3.1 Perhitungan Biaya
3.2 Kontrak Data Penawaran Harga Data Kontrak Data Tarif Pengujian Data
Pelanggan Data Benda Uji Staff DEF Kepala DEF Kepala BTMP Surat Penawaran Harga
Data Penawaran Harga Kontrak Data Penawaran Harga Data Penawaran Harga Kontrak
Gambar 6. Data Flow
Diagram Level 1 Proses Negosiasi Harga
Selanjutnya DFD level 1
untuk proses negosiasi data Pengelolaan Dokumen Layanan.
Gambar 7. Data Flow
Diagram Level 1 Proses Pengelolaan Dokumen Layanan 4.2 Proses Dokumen Pekerjaan
4.3 Penomoran Sertifikat 4.4 Penyerahan Benda Uji 4.1 Penerimaan Benda Uji
Staff ABC Kepala DEF Data Pegiat Data Pesanan Pekerjaan Data Sertifikat Data
Pelanggan Data Benda Uji Data Kontrak Tanda Terima Benda Uji Formulir Pesanan
Pekerjaan Data Pesanan Pekerjaan SK Pegiat (PJT.07) Data Sertifikat Tanda Serah
Benda Uji Nomor Sertifikat Data Pegiat Data Penerimaan Benda Uji Data
Penyerahan Benda Uji
Lalu pada dfd Level 1
Proses Pengelolaan Dokumen Layanan di perjelas dengan dfd level 2 proses
dokumen pekerjaan.
4.2.1 Pembuatan Form
Pesanan Pekerjaan 4.2.2 Pembuatan Form Penunjukan Pegiat Data Pesanan Pekerjaan
Data Pegiat Staff ABC Kepala ABC Data Pelanggan Data Benda Uji Formulir Pesanan
Pekerjaan Data Pesanan Pekerjaan SK Pegiat Data Pegiat
Gambar 8. Data Flow
Diagram Level 2
Proses Dokumen
Pekerjaan
5. Perancangan
Antarmuka
Splash Screen
Splash Screen merupakan
suatu kondisi yang digunakan untuk menggambarkan image atau gambar yang muncul
pada saat sebuah aplikasi atau program dalam proses loading. Splash screen ini
digunakan sebagai feedback bahwa aplikasi tersebut masih dalam proses
loading.Fungsi Splash Screen digunakan untuk menampilkan informasi yang
bersifat sekilas pada user. Selain informasi, Splash Screen juga bisa digunakan
sebagai pemanis aplikasi.
Form Login
Form login merupakan
form yang harus diakses oleh setiap pengguna untuk dapat menggunakan aplikasi.
Aplikasi akan mendeteksi siapa user yang menggunakan serta mengatur hak akses
dari user yang bersangkutan. Melalui form ini, pengguna harus memasukkan
username dan password.
Form Interface User
Interface user adalah
halaman utama setelah user melakukan login dengan hak akses Staff ABC pada
aplikasi. Dalam antarmuka user ini, user dapat. Antarmuka pemakai dapat
menerima informasi dari pengguna dan memberikan informasi kepada pengguna untuk
membantu mengarahkan alur penelusuran masalah sampai ditemukan suatu solusi.
Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence 101
memiliki(1,1)memiliki(1,n)memliki(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)memilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemilikimemiliki(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)(1,n)(1,1)(1,n)(1,n)(1,1)(1,1)(1,n)(1,1)(1,1)(1,1)(1,1)(1,n)(1,n)(1,1)(1,1)(1,n)
Antarmuka Kepala
Pimpinan
Antarmuka kepala
pimpinan adalah halaman utama setelah user dengan status kepala lembaga DEF
melakukan login pada aplikasi.Dalam antarmuka user dapat langsung melihat
rekapitulasi layanan pengujian dalam suatu periode terterntu.
Manajemen User
Form manajemen user
adalah mekanisme untuk mengelola user yang akan login ke dalam sistem database.
Pengelolaan user tersebut bisa berupa penambahan user baru, penghapusan user
yang sudah ada serta perubahan atribut user.Atribut user atau data pengguna
mencakup NIP, username, password dan status untuk dapat mengakses aplikasi.
Terdapat beberapa form
dalam Manajemen User, diantaranya adalah ; Form Manajemen Benda Uji, Form
Manajemen Perusahaan, Form Daftar Harga Pengujian, Form Surat Penawaran Harga,
dan Form Antarmuka Pesanan Pekerjaan.
Form manajemen benda
uji digunakan untukmemasukkan data benda uji yang meliputi id alat, nama alat,
nama pemilik, merek pabrik, model/tipe, nomor seri, tanggal masuk, tanggal
pengujian dan lokasi pengujian. Form ini dilengkapi fasilitas pencarian
berdasarkan id alat, nama alat atau nama pemilik.
Perusahaan
Form manajemen
perusahaan digunakan untuk memasukkan data perusahaan yang meliputi id
perusahaan, nama perusahaan, alamat, telepon, faximiledan nama pemesanan. Form
ini dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan id perusahaan, nama perusahaan,
alamat dan telepon.
Form daftar harga
pengujian digunakan untuk memasukkan dataharga pengujian. Dalam memasukkan data
ini dapat melalui detail data pengujian yang terdiri dari id pengujian,
kategori uji, sub kategori, nama uji, keterangan uji, satuan dan harga. Form
ini dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkanid pengujian, kategori uji, sub
kategori dan nama uji.
Form surat penawaran
harga digunakan memasukkan data yang meliputi nama pelanggan, nama pemesan,
telpon pemesan, fax pemesan, tanggal dibuat, subjek pengujian, dan detail
uraian pekerjaan. Lalu user memilih kategori uji, sub kategori uj dan nama
pengujiannya. Selanjutny user menekan tombol cetak untuk mencetak surat
penawaran harga.
Form pesanan pekerjaan
digunakan memasukkan data yang meliputi nomor pesanan pekerjaan, nama
pelanggan, sifat peanan, jenis pesanan, kepada lab, detail alat dan catatan
teknis.Selanjutny user menekan tombol cetak untuk mencetak formulir pesanan
pekerjaan.
SMS Gateway
Setiap kali staff ABC
lembaga DEF selesai menginput form kontrak dan pengujian benda selesai sistem
secara otomatis mengirimkan sms kepada pelanggan yang memberi notifikasi bahwa
kontrak dan pengujian telah selesai.
Gambar 18. Sms setelah
kontrak
Gambar 19. Sms setelah
pengujian selesai
6. Evaluasi
Tahap evaluasi
merupakan tahap akhir dari perancangan sistem informasi layanan DEF. Pada tahap
ini dilakukan uji coba apakah fitur dan fungsi yang ada pada aplikasi layanan
DEFdapat berjalan dengan baik. Berikut salah satu form yang diuji.
Komentar
Posting Komentar